완벽한 보고서 작성을 위한 실전 노하우

보고서를 잘 쓴다는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것만을 의미하지는 않는다. 물론 시각적으로 보기 좋게 꾸미는 것만을 의미하지도 않는다. 기본적으로는 시간 관리 능력을 포함해 한 사람이 가진 업무 지식과 동원 가능한 정보, 통찰력 있는 분석, 상하 동료 간의 의사소통, 추진력 등의 결정체가 바로 보고서이다. 그래서 보고서 작성 능력이 곧 업무 능력이라고 평가하기도 한다.

『보고서 마스터』는 수없이 보고서를 작성하면서도 보고서와 결코 친해지지 못하는 사람들을 위해 그동안 저자들이 각 분야에서 갈고닦은 실전 경험과 노하우는 물론 조직이나 업무와 관련된 다양한 통찰까지 제공한다. 따라서 보고서를 쓰는 데 애를 먹고 있거나 좀 더 다양한 보고서 사례를 필요로 하는 사람이라면 필독을 권한다. 보고서 작성 능력뿐만 아니라 업무 능력까지 향상되는 것을 경험하게 될 것이다.

대학 시절부터 회사 업무까지 보고서 작성 능력은 현대인에게 필수 조건이 되었다. 험난한 취업 경쟁에 승리한 뒤 다시 시작되는 사내 경쟁으로 인해, 언제나 더 눈에 띄는 인재만이 살아남을 수 있다는 불안이 끊이지 않는다. 그러다 보니 남들보다 더 화려하고 휘황찬란한 보고서 능력을 뽐내려는 식의 변질이 심해지는데, 이런 점을 경고하고 보고서의 본질을 다시금 생각해볼 수 있는 책, 보고서 마스터를 접했다. 15년 이상 보고서 교육을 한 사람과, 15년간 경영 컨설팅을 한 사람, 이 두 사람의 보고서 전문가가 그야말로 [보고서]라는 카테고리의 모든 것을 담아냈다.

직장인들이 문서 작성의 중요성을 피부로 느끼는 이유는 직장생활에서 커뮤니케이션이 가장 중요하기 때문이다. 기업에서의 커뮤니케이션 능력은 곧 보고서 작성 능력을 말한다. '커뮤니케이션' 하면 말로 소통하는 것으로 생각하기 쉬운데, 쉴 새 없이 바쁘게 돌아가는 회사에서는 보고서로 소통하는 경우가 더 많다. 즉, 회사에서는 말하는 능력보다 쓰는 능력이 더 중요하다. 따라서 직장에서는 보고서 작성 능력이 곧 업무 능력으로 평가된다.

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하루 평균 5시간 동안 보고서를 작성하는 직장인. 승진에 큰 영향을 미치기에 보고서 작성 능력은 신입 직원부터 과장급 인사까지 모두에게 큰 과제이다. 특히나 기업의 대학 개설 희망 교과 1위가 '기획문서작성' 이었다는 대목은 이러한 보고서의 실질적 영향력을 짐작할 수 있게 한다. 실제 보고서에서 드러나는 문제점들이 케이스별로 설명되어 있어, 자신에게 부족한 부분을 인지하고 개선할 수 있게 되어 있어 큰 도움이 되었다. 내 경우, 보고서를 작성하는 것에만 초점을 맞춰, 실 수요자 관점에서의 보고서 맥락을 파악하지 못했던 점을 깨달을 수 있었다. 이를 시작으로 상사의 유형에 따른 보고서 변경법, 숫자와 중간보고 활용법 등 기본 이해 이상의 심화된 수준의 내용이 이어지고 있다.




2장. 보고서를 작성하다

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2부에서는 실질적인 작성법을 다룬다. 목차, 제목, 자료조사, 차트 및 레이아웃 구성 등 보고서를 기획하고 작성해나가는 순서에 따라 좋은 팁들이 제시된다. 특히, 보고서의 꽃이라 여겨지는 차트 활용이 인상적인데, 어떤 내용에서 어떤 차트를 사용함으로써 효과를 극대화할 수 있는지 한눈에 파악할 수 있다. 또한, 제안 보고서 작성 프로세스와 EOB 법칙이라고 하는 상대방의 원츠를 끄집어내는 보고서 작성법은 단순한 보고서 작성 이상의 경영 프로세스를 배울 수 있다. 질 높은 보고서 작성을 위한 모든 프로세스가 핵심적으로 설명되어 있는 부분이다.



3장. 보고서를 발표하다

여러분은 발표를 하는 데 있어서 프로인가, 아마추어인가?
프로와 아마추어의 차이는 무엇일까? 프로는 침착하고 자연스러운 반면, 아마추어는 불안하고 부자연스럽게 행동한다. 그리고 발표 내용도 프로는 풍부한 경험이나 에피소드를 담고 있기에 자신이 주장하는 의견 역시 명확한 사실을 기반으로 한다. 하지만 아마추어는 전체적으로 피상적이고 적절하게 표현하지 못하며, 의견도 상식선에서만 전달하고 만다.

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3부에서는 작성된 보고서의 발표를 다룬다. 완벽하게 작성된 보고서라도 발표에 따라 그 가치가 제대로 발휘될 수 있는가가 결정된다. 단순히 자신감만 키우면 된다고 생각했던 발표에도 다양한 분석과 기법이 사용되고 있었다. 발표 시간대에 따라 청중의 집중도 상태를 분류한 가장 효과적인 대응법이 소개되어있다. 가령, 오후 4시~6시에는 청중의 피로가 높으므로 생동감 있는 발표를 해야 하며, 퇴근시간보다 늦게 끝내지 않아야 한다.




"100장의 보고서보다 빛나는 1장의 보고서"라는 한 문장이야말로 이 책을 가장 완벽하게 설명하는 표현일 것이다.
보고서를 작성해본 사람이라면 겪었을 막막함과 어려움을 시원하게 해소해주는 실전서로, 보고서라는 한 카테고리를 완벽하게 마스터할 수 있다. 몇 장의 종이, 보고서는 기업 내에서 그 어떤 요소보다 큰 영향력을 가지고 있다. 그렇기에 이를 완벽하게 숙지하고 작성하는 것이야말로, 업무능력은 물론 경영능력을 향상시키는 길이라고 할 수 있다. 부록인, "보고서 마스터를 위한 28가지 프레임"은 기업에서 필수적인 기초 경영 지식을 압축해서 설명해놓았는데, 보고서의 기본적인 본질인 경영 소통을 위한 첫걸음으로 안성맞춤이다.

＜1PAGE로 설득하라＞라는 제목을 보고 읽지 않을 수 없었다. 나 역시 보고서든 계획서든 페이퍼 작성이 많은 업무 특성상 이 부분이 궁극적으로 궁금하고 절실하다. 이 책은 15년 동안 보고서를 쓰는 사람과 보고서 쓰는 방법을 가르치는 사람들이 만들어낸 책이라고 한다. 보고서 잘 쓰는 법이 있다는 것이 궁금하기도 하다. '잘 쓴다 '라는 기준은 도대체 뭘까? 궁금하다.

내용은 단순하게 보고서 작성법 정도로 그치지 않고 직장 내에서 상사와의 문제나 갈등의 상황을 적절히 사례를 적용하면서 미생들의 생존능력을 키워주는 처방전 같은 느낌이다. 상사에게 인정받는 방법을 알려주고 있달까?

그런데 괜한 지적질인가 싶지만 혹시 저자들이 과거에 썼던 내용을 붙여넣기 한 게 아닐까? 싶은 문장이 나온다. 다름 아닌 ＜상대방을 효과적으로 설득하는 방법＞에서 FABE 기법에 대한 이야기에 '3G'라는 표현이 나온다. 4G도 아니고 3G라니. 5G가 흐름인 요즘 흐름에 맞춰 바꿔야 하는 게 아닌가 싶다.

상사가 같이 일하기 싫은 부하직원도 그렇지만 부하직원이 같이 일하기 싫은 상사에 대한 내용이 마음에 와 닿는다. 내가 부하직원이라 그런가? 어쨌거나 공을 가로채는 상사도 재수 없지만 "구체적 지침을 주지 않고 막연하게 지시하는 상사"라는 구절은 극히 공감된다. 또 상사에게 해야 하는 중간보고의 중요성에 대해 강조한다. "'이런 상황인데 어떻게 할까요?'라고 질문하는 것이 좋다."라고 한다. 그런데 상사의 답변이 "그건 당신 사업이니 당신이 알아서 판단해야 하는 겁니다."라고 하면 어떨까? 이런 상사에게 중간보고는 의미가 있을까?

"비즈니스 글쓰기의 핵심은 '당신이 무엇을 말하는가'가 아니라 '상대방이 어떻게 듣는가'이다." p84

＜보고서 제목의 유형＞은 이런저런 보고서를 많이 작성하는 업무의 실무자에는 많은 도움이 될 듯하다. 또한 p154의 ＜기획서＞와 ＜계획서＞의 차이를 설명하는 부분은 구분에 모호함을 느끼는 직장인에게 명쾌한 설명이 아닐 수 없다. "기획서는 큰 그림을 그리는 단계로, 실행 여부를 아직 결정하지 않는 문서고, 계획서는 이미 하기로 결정 난 것을 시간이라는 틀에 집어넣는 것이다."

＜1PAGE로 설득하라＞는 사업에 대한 내용 기술이 아닌 상사에게 잘 보이는 기술서가 아닌가 싶을 만큼 보고서 작성법은 보고를 받는 상사에게 맞춰져있다. 하지만 읽고 나면 단순히 보고서를 상사의 입맛에 맞게 작성하는 법을 소개하는 책이 아니라는 것을 깨닫는다. 보고서의 개념, 작성법, 수정, 보고의 타이밍에서 홍보 마케팅, 프레젠테이션에 이르기까지 전반적인 업무 프로세스를 포괄적으로 다루고 있다. 심도 있고 폭넓은 비즈니스 글쓰기에 대한 내용으로 꽉꽉 채워져 있어 보고서 작성 업무에 도움이 된다고 확신한다.