「국어기본법」에서 모든 공문은 한글로 작성해야 한다고 되어 있습니다. 단, 뜻을 정확하게 전달하거나, 낯선 전문용어 및 신조어의 경우에는 한자나 외국 문자를 함께 쓸 수 있습니다. 〈행정업무운영 편람〉에서는 외국 문자를 표기해야 할 경우 ‘정보 기술(IT)’, ‘업무 협정(MOU)’처럼 괄호 안에 병기 하라고 안내하고 있습니다.
문서 작성의 일반원칙
첫째, 문서의 모든 처리 절차는 전자적으로 처리해야 합니다.
둘째, 「국어기본법」의 어문 규범을 준수해야 합니다.
셋째, 국민이 이해하기 쉬운 용어를 사용해야 합니다.
「국어기본법」 제14조(공문서 등의 작성·평가)
① 공공기관 등은 공문서를 일반 국민이 알기 쉬운 용어와 문장으로 써야 하며, 어문 규범에 맞추어 한글로 작성하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정한 경우에는 괄호 안에 한자 또는 다른 외국 글자와 쓸 수 있다.
---「1부 : 개념편 2. 공문서 작성의 원칙, 20p」중에서
항목 기호는 1. → 가. → 1) → 가) → (1) → (가) → ① → ㉮ 순서대로 작성하고, 필요한 경우 □ ○ - · 등의 특수 기호로 표시할 수 있습니다.
---「1부 : 개념편 6. 항목 기호와 특수 기호, 30p」중에서
‘만전을 기하여’처럼 어렵고 상투적인 한자식 표현은 ‘허술함이 없도록 하여’라는 쉬운 표현으로 바꿔 씁니다. 하지만 실무자 입장에서는 ‘만전을 기하여’ 대신에 ‘허술함이 없도록 하여’란 표현을 쓸 용기가 나지 않는 것이 사실입니다.
‘허술함이 없도록 하여’란 표현이 언뜻 보면 너무나 허술해 보여서 왠지 이 표현 그대로 쓰면 상사에게 결재받지 못할 것 같은 느낌이 들기 때문입니다. 그런 분들은 ‘만전을 기하여’ 대신에 ‘최선을 다하여’, ‘철저히 대비해’ 등의 표현을 쓰면 됩니다.
---「2부 : 기초편 13. ‘적극 협조해 주시기 바랍니다‘ , 67p」중에서
~린이 →(해당 분야) 초보(자)/입문자
최근 ‘어떤 것에 입문하였거나, 실력이 낮은’의 뜻으로 ‘어린이’의 ‘어’를 떼어내고, 그 자리를 일부 명사의 첫 글자 등으로 교체하여 주식 투자 초보자를 ‘주린이’, 요리 초보자를 ‘요린이’라고 하는 등 여러 분야에서 초보자를 ‘-린이’라고 표현하고 있습니다.
이처럼 아동에 대한 부정적인 고정관념이나 편견을 조장·강화할 수 있는 표현이므로 공문서 등을 작성할 때, ‘-린이’라는 표현 대신 ‘(해당 분야) 초보(자)/입문자’ 등으로 바꾸어 사용합니다.
---「2부: 기초편 35. 차별적 표현 삼가기, 119p」중에서
일반적으로 ‘~호와 관련됩니다’, ‘~호와 관련된 문서입니다’, ‘~호와 관련합니다’, ‘~호 관련입니다’와 같이 대표적인 표현 방법은 4가지입니다.
‘~호와 관련됩니다’, ‘~호와 관련된 문서입니다’, ‘~호와 관련합니다’는 올바른 표기 방법입니다. 다만, ‘~호 관련입니다’는 “어색한 표현이다”라는 의견과 “쓸 수 있는 표현이다”라는 의견 차가 있습니다.
위와 같은 표현을 쓰고자 한다면 행정안전부의 〈행정업무운영편람〉에서 예시문으로 명확하게 제시하고 있는 ‘~호와 관련됩니다’로 작성하면 절대 틀릴 일이 없습니다.
---「3부: 심화편 11. ‘~호 관련입니다’는 올바른 표기 방법인가요?, 143p」중에서
공문서에서 이름을 나열할 때 대상자 명단에 일반적인 세 글자가 아닌 ‘선’씨인 ‘우진’과 ‘남궁’씨인 ‘억’, ‘이’씨인 ‘정’이 포함되어 있다고 한다면 띄어쓰기를 어떻게 해야 할까요?
성과 이름은 아래와 같이 붙여쓰기가 원칙입니다.
참석 대상자: 홍길동, 이철수, 선우진, 남궁억, 이정(원칙)
다만, 이렇게 작성하면 ‘선-우진’인지 ‘선우-진’인지, ‘남-궁억’인지 ‘남궁-억’인지 혼동할 우려가 있으므로 한 글자 성이든 두 글자 성이든 성과 이름을 분명하게 밝힐 필요가 있을 때는 아래와 같이 띄어 쓸 수 있습니다.
참석 대상자: 홍길동, 이철수, 선∨우진, 남궁∨억, 이정(허용)
---「3부: 심화편 34. 이름을 나열할 때 이름이 한 글자인 경우 띄어쓰기는? 178p」중에서